Os responsáveis pela conformidade nas organizações têm muito trabalho a fazer e a tendência é que essa carga de trabalho aumente significativamente com o tempo. Esses profissionais também têm grandes expectativas colocadas sobre eles pela diretoria executiva e conselho da organização, autoridades reguladoras e outros atores que dependem da função de conformidade para desempenhar bem o seu trabalho. Vamos comentar aqui sobre uma tecnologia que aborda esses dois fatos: a automação do processo de conformidade.

O que é automação do processo de conformidade?

A automação da conformidade, também conhecida como conformidade automatizada, é uma categoria de aplicativos de software que usa recursos e tecnologia de inteligência artificial (IA) para simplificar os procedimentos de conformidade. Esses aplicativos fornecem às organizações funcionalidades de fluxo de trabalho relacionadas à conformidade, incluindo auto avaliações, análises de controles, planejamento de ações corretivas e testes de controles. Ao automatizar esses processos, a automação de conformidade substitui as verificações pontuais.

Inicialmente, as ferramentas que monitoram a conformidade devem receber as políticas de segurança de uma organização. Quaisquer regulamentações que envolvam o setor, configurações, contas, inventários e políticas de segurança de uma empresa são copiadas para o software de automação de conformidade para detectar violações. Essa base de conhecimento das regras de conformidade e padrões de segurança pode ser alterada ou atualizada a qualquer momento.

Com a tecnologia de automação, o software executa o processo do início ao fim. As equipes de conformidade implementam a base de regras e, em seguida, supervisionam e revisam os resultados.

Você encontrará alguns outros termos ao ler ou falar sobre essa tecnologia. A automação robótica de processos (RPA) refere-se à automação de qualquer processo de negócios, portanto, a automação do processo de conformidade é um exemplo de aplicação da RPA, mas muitos outros exemplos têm pouco a ver com conformidade. A inteligência artificial (IA) incorpora lógica de tomada de decisão para impulsionar a automação. A IA analisa os dados disponíveis e decide o que fazer a seguir, com base nas regras que foram definidas previamente. Quanto melhor for a aplicação de IA, mais complexos serão os processos que você poderá automatizar.

A RPA integrada com a IA em processos de conformidade é mais do que um programa de software que calcula os números listados em uma planilha. Esse último é um processo de apenas uma etapa, e a tecnologia já faz processos de uma etapa há muitos anos.

A automação do processo de conformidade executa processos de várias etapas (ou subprocessos), como a contagem de números de uma planilha, comparando-os em seguida com as médias históricas, enviando um alerta por e-mail para um supervisor se o total deste mês estiver acima da média e, em seguida, enviando outros alertas para executivos específicos de contas, que os fornecedores de alto risco listados nas linhas 4, 18 e 192 não terão faturas processadas por divergências encontradas. Isso é automação do processo de conformidade.

Por que você precisa automatizar o processo de conformidade?

Essa resposta é fácil. Os responsáveis pela conformidade precisam da automação de seus processos porque têm um grande volume de trabalho e muito desse trabalho é composto por processos rotineiros e tediosos, que deveriam ser automatizados de alguma forma.

Aqui se apresenta um ponto-chave sobre a automação do processo de conformidade e a inteligência artificial em geral. Essas tecnologias não vão tornar obsoleto o trabalho das equipes de conformidade. Pelo contrário, vemos exemplos em todos os lugares do aumento da importância que é dada aos responsáveis pela conformidade, porque cada vez mais as empresas precisam promover uma forte cultura corporativa de conformidade, para atender uma legislação cada vez mais complexa e manter sua competitividade no ambiente de negócios.

Promover uma forte cultura corporativa não é o mesmo que executar vários processos de conformidade. Cada vez mais, os executivos de conformidade precisarão desempenhar um papel mais consultivo, ajudando os executivos seniores a articular princípios éticos e melhorar a visibilidade dessa cultura ética para todos os stakeholders. Todos os processos subjacentes a esse objetivo maior, ou seja, as verificações de due diligence, o monitoramento, a análise de dados de reclamações e muito mais, são subprocessos que podem ser automatizados.

Junte esses conceitos e o valor da automação do processo de conformidade ficará claro. À medida que a automação acelera os processos rotineiros para executar um programa de conformidade e gerar melhores dados sobre como o programa está se desempenhando, liberará mais tempo para os profissionais de conformidade poderem avaliar a ética da empresa e o desempenho da conformidade. Dessa forma, será possível fazer recomendações melhores e mais precisas sobre como continuar a aperfeiçoar a cultura de conformidade da empresa.

Uma solução completa

A OneTrust é a plataforma mais utilizada no mundo para gerenciar privacidade, segurança e credibilidade. Operacionaliza a LGPD, GDPR, CCPA, ISO27001/27701, NIST e centenas de normas de privacidade e segurança do mundo, bem como leis e estruturas de conformidade.

A OneTrust Athena™ é uma solução de inteligência artificial e automação robótica, que adiciona recursos de IA, aprendizado de máquina, inteligência preditiva e automação robótica à plataforma OneTrust, para aprimorar programas de conformidade.

A conformidade contínua com as leis e estruturas globais de privacidade e segurança não é uma tarefa fácil e, à medida que as regulamentações se atualizam e se ampliam, seu programa de conformidade também deve evoluir. É aqui que a Athena pode ajudar a levar seu programa de privacidade, segurança e confiança para o próximo nível.

Com recursos de inteligência artificial, a Athena pode ajudar a descobrir e classificar dados, sinalizar riscos e indicar ações de correção com base no contexto desses dados e sugerir melhorias no programa, para simplificar a conformidade em seus negócios. A Athena aprende com cada interação utilizando modelos de aprendizado de máquina em seus conjuntos de dados e ficando mais eficaz cada vez que atua.

Por meio de recursos de automação robótica de processos (RPA), a Athena pode executar tarefas rotineiras e repetitivas, realizadas anteriormente de forma manual, como responder a solicitações de direitos de privacidade de dados pessoais e conduzir auditorias de fornecedores, além de poder otimizar fluxos de trabalho complexos e integrações com outros sistemas de conformidade.

Uma visão mais abrangente

Apesar de todos os benefícios da automação do processo de conformidade serem bem evidentes, o melhor argumento em seu favor pode ser imaginar um futuro sem ela, para concluir que as funções de conformidade não serão capazes de prosperar sem automação.

A pura verdade é que as corporações continuarão a negociar com um número maior de fornecedores, a executar mais transações de negócios e a competir em um mundo cada vez mais regulamentado e transparente. Tudo isso significa mais risco para a corporação, o que implica em uma maior necessidade de garantir que o programa de conformidade está funcionando bem.

Nenhuma equipe de conformidade será capaz de fazer isso com processos manuais por muito mais tempo. O volume de trabalho aumentará e os recursos serão insuficientes para contratar mais pessoal. Apenas com a intervenção humana em processos críticos, volumosos e complexos, o risco de ocorrência de erros, informações incompletas ou documentação insuficiente será cada vez maior.

A automação dos processos de conformidade é um caminho inevitável a seguir. Chegar lá não será necessariamente rápido ou fácil, mas os benefícios valerão a jornada.

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